Informationspflichten

Soweit sich aus Nachfolgendem nichts anderes ergibt, erfassen die Begriffe „verarbeiten“ und „Verarbeitung“ insbesondere auch das Erheben, das Nutzen, das Offenlegen und das Übermitteln personenbezogener Daten (siehe hierzu Artikel 4 Nr. 2 der EU-Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“).

Allgemeine Daten aus der Geschäftsbeziehung

Wir erheben, verarbeiten und nutzen zunächst die Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zur Verfügung stellen. Dies umfasst, sofern von Ihnen angegeben, die folgenden Daten:

• • Stammdaten des Kunden/Interessenten/Mandanten/Investor/Analysten/ Pressevertreters und dessen Ansprechpartner, insbesondere Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Familienstand;
  • Kontaktdaten des Kunden/Interessenten/Mandanten/Investor/Analysten/Pressevertreters und/oder dessen Ansprechpartner, insbesondere aktuelle berufliche und ggf. private Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen;
  • Gesprächsaufzeichnungen zu relevanten Anmerkungen Ihrerseits zu gewünschten Informationsfeldern und Kontaktgebieten;
  • Geschäftsdaten des Kunden, Interessenten und/oder des Ansprechpartners, insbesondere die Bankverbindung, Lieferadresse und Rechnungsadresse;
  • soweit Bevollmächtigte benannt sind: deren Stammdaten, insbesondere Name, Geburtsdatum, aktuelle Anschrift;
  • im Personalausweis oder sonstigen vorgelegten Legitimationspapieren enthaltene Daten;
  • gegebenenfalls sonstige mit der Erfüllung der jeweiligen Geschäftsbeziehung in Zusammenhang stehende Daten, wie Mandanten-Nummer. Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erheben und verarbeiten wir des Weiteren auch bestimmte zusätzliche Daten, die für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere:

• Daten aus Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen und uns;
• Daten aus postalischer, elektronischer und telefonischer Kommunikation.

 
Datenkategorien

Zu den Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten, gehören, sofern von Ihnen angegeben, die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

Stammdaten (Titel, Geschlecht, Name, Kundennummer, Anschrift, Geburtsdatum,-ort, -land, Staatsangehörigkeit, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) von

• Aktionären
• Analysten
• Investoren
• Pressevertretern
• Interessenten

 
Bankdaten
Vertragsdaten
Bonitäts- & Ausweisdaten

Daten aus anderen Quellen

Weiter verarbeiten wir, soweit es für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben, auch solche personenbezogenen Daten, die wir von verbundenen Unternehmen sowie sonstigen Dritten (z.B. Daten von Auskunfteien, wie der Schufa) zulässigerweise ( z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Behörden, Internet) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, etwa weil dies für die Erbringung unserer Leistungen notwendig ist oder Sie eingewilligt haben.

• Wir erheben und verarbeiten Ihre in Ziffer 1.2 näher bezeichneten personenbezogenen Daten im Rahmen der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Beispiel verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen der Kontaktaufnahme, zur Erfüllung Ihrer Anfrage und unserer Dienstleistung, als auch zum Abschuss eines Vertrages.

 
Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen bzw. eines Dritten notwendig ist (Artikel 6 Abs.1 lit. f DSGVO). Dies ist insbesondere in den folgenden Fällen der Fall:

• Unser Geschäftszweck ist u.a. die Herstellung von Geschäftsverbindungen zwischen Kunden, Investoren, Analysten und Medienvertretern sowie die Information mittels Mailing über relevante Themen auch durch Kooperationspartner;
• Soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist;
• Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
• Im Einzelfall zur Geschäftssteuerung und zur Risikosteuerung;
• Zur Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen sowie zu statistischen Zwecken, werden wir Ihre Daten ausschließlich in anonymisierter Form verwenden.

 
Erhebung und Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung 


• Darüber hinaus erfolgt eine Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie hierzu vorher ausdrücklich zugestimmt (eingewilligt) haben (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für diese Zwecke nutzen wir folgende Daten:
• Kontaktdaten (u.a. Name, E-Mailadresse, Adresse, Telefonnummer, Anrede)

 
Im Falle persönlich auf Sie zugeschnittener Informationen, werden Ihre Daten, gegebenenfalls mit anderen personenbezogenen Daten, die Sie uns gegenüber mitgeteilt haben, in einer Datenbank zusammengeführt, gespeichert und dort ausgewertet. Anschließend können Sie entsprechende, persönlich auf Sie zugeschnittene Kundeninformationen (z.B. Corporate News, Pressemitteilungen) erhalten.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich, der wir gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO unterliegen.

Hierzu zählen u.a. die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und die
Pflicht zur Datenaktualisierung bei Änderung.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu wahren (Artikel 6 Abs. 1 lit. d DSGVO).

Für den Fall das ein medizinischer Notfall oder eine Katastrophe die Verarbeitung der Betroffenendaten notwendig macht.

• Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in eine solche Datenweitergabe eingewilligt, es liegt ein berechtigtes Interesse vor oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet.
  Zu Dritten, an denen wir Ihre personenbezogenen Daten, unabhängig von unserer Dienstleistungserbringung, weitergeben gehören:
• Externe Berater (z.B. Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer)
• Versicherungen
• Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z.B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft)
• Gerichte
• Auskunfteien, Inkasso
• Finanzierungsdienstleister, Gutachter
• Sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen.

 
Konkret verarbeiten wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlage zu folgenden Zwecken:

Datenweitergabe an Auftragsverarbeiter

• Für die Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen, setzen wir Dritte im Sinne einer Datenverarbeitung im Auftrag (z. B. IT-Dienstleister), ein. Die Weitergabe Ihrer Daten an diese, erfolgt unter strikter Einhaltung der Voraussetzungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter, welche die Daten nur für uns und nicht für eigene Zwecke verarbeiten dürfen, sind verpflichtet, die strikten Standards der verantwortlichen Stelle einzuhalten. Hierbei unterscheiden wir folgende Kategorien von Dienstleistern:
• Telefonanlageanbieter
• Dienstleister für den Versand elektronischer Kommunikation (z.B. E-Mail. SMS)
• Externe Berater
• Externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von EDV/IT-Anwendungen, Archivierung
• Druckereien
• Abrechnung, Telefonie, Webseitenmanagement
• Datenentsorgung, Kurierdienste, Logistik
• Marktforschungsinstitute
• Angebundene Investor Relations Agenturen

 
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an Dritte weitergegeben soweit dies zur Vertrags-/Dienstleistungserfüllung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Ihre Einwilligung hierfür vorliegt. Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnungen hierzu verpflichtet sein sollten (siehe auch Punkt 1.4.).

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten insbesondere an angebundene Unternehmen weiter, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder zur Erfüllung unserer Dienstleistung erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben, z.B. zur Information relevanter Branchennews, auch durch Dritte, oder Ihre Einwilligung vorliegt.

• Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur an Unternehmen statt, die sich zum EU-US-Privacy Shield verpflichtet haben. Es sei denn wir sind hierzu aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen verpflichtet oder Sie haben und zur Übermittlung einen Auftrag oder Ihre Einwilligung erteilt.

• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

• Wir speichern Ihre Daten solange, wie dies zur Erbringung unserer Leistungen Ihnen gegenüber erforderlich ist, bzw. wir ein berechtigtes Interesse an einer weiteren Speicherung haben. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedener Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu. Es ist uns ein besonderes Anliegen, Sie mit diesen Rechten vertraut zu machen:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten, insbesondere zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt und wie lange die Daten gespeichert werden (Artikel 15 DSGVO). 
• Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten: Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten (Artikel 16 DSGVO). 
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen sehen vor, dass Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen können, wenn wir z. B. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr brauchen, wir die Daten unrechtmäßig verarbeiten sollten oder Sie berechtigterweise widersprochen haben sollten oder Ihrer Einwilligung widerrufen haben oder wenn eine gesetzliche Pflicht zur Löschung besteht. Ihr Löschrecht wird von uns auch gegenüber Dritten vollzogen, sofern diesen Ihre Daten zur Erstellung eines Mailings zugänglich waren (Artikel 17 DSGVO).

  Bitte beachten Sie, dass Ihr Löschungsrecht Einschränkungen unterliegt. Zum Beispiel müssen bzw. dürfen wir keine Daten löschen, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen noch weiter vorhalten müssen. Auch Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, sind von Ihrem Löschrecht ausgenommen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere dann für die Dauer der Prüfung, wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden Daten bestritten haben, sowie im Fall, dass Sie bei einem bestehenden Recht auf Löschung anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung wünschen. Ferner erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung für den Fall, dass die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchs zwischen uns und Ihnen umstritten ist (Artikel 18 DSGVO). 
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, von uns in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Artikel 20 DSGVO), soweit diese nicht bereits gelöscht wurden. Falls Sie eines Ihrer Rechte geltend machen oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 1.1 genannte verantwortliche Stelle.

• Eine erteilte Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit kostenfrei und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligungserklärung kann gegenüber der in Punkt 1.1. genannten verantwortlichen Stelle geltend gemacht werden.
• Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ihr Widerruf kann zur Folge haben, dass wir ohne die Verarbeitung dieser Daten unsere Leistungen ganz oder teilweise nicht mehr erbringen können und in der Regel daher den bestehenden Vertrag beenden müssen.

• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender, personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Artikel 21 DSGVO). Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
• Falls Sie eines Ihrer Rechte geltend machen oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 1.1 genannte verantwortliche Stelle.
• Im Falle eines Widerspruchs ist es jedoch möglich, dass wir unsere mit Ihnen vereinbarten Leistungen nicht mehr oder nicht in dem vereinbarten Umfang erbringen können.

• Sofern Sie der Ansicht sind, dass wir durch die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstoßen, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z.B. bei der für Ihren Wohnort, Ihren Arbeitsplatz oder für den Ort des Datenschutzverstoßes zuständigen Datenschutzbehörde.