{"id":39355,"date":"2021-05-31T17:59:42","date_gmt":"2021-05-31T15:59:42","guid":{"rendered":"https:\/\/wordpress-783423-2671269.cloudwaysapps.com\/?p=39355"},"modified":"2025-02-07T10:58:34","modified_gmt":"2025-02-07T09:58:34","slug":"4-dinge-die-ich-ueber-die-digitalisierung-im-backoffice-gelernt-habe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cometis.de\/de\/4-dinge-die-ich-ueber-die-digitalisierung-im-backoffice-gelernt-habe\/","title":{"rendered":"4 Dinge, die ich \u00fcber die Digitalisierung im Back Office gelernt habe"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"39355\" class=\"elementor elementor-39355\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3070a4a2 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"3070a4a2\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1ee7ceb elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1ee7ceb\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><style><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\">\ufeff<\/span><br \/>    ol {<\/p>\n<p>margin-left:17px;<\/p>\n<p>}<\/p>\n<p>li {<\/p>\n<p>list-style-type: none;<\/p>\n<p>padding-top:10px;<\/p>\n<p>}<\/p>\n<\/style><\/p><p><strong><span style=\"color: #00225f;\">Wiesbaden, 4. Juni 2021. <\/span> Alle Wege f\u00fchren nach Rom \u2013 und alle Prozesse im Unternehmen f\u00fchren durchs Back Office. Denn ohne das Back Office funktioniert im Front Office fast nichts. Um Prozesse einfacher zu gestalten, ist auch dort die Digitalisierung im vollen Gange: Vier Dinge sollten alle Unternehmen hierzu im Hinterkopf haben. <\/strong><\/p><p style=\"text-align: left;\"><em>von <a href=\"https:\/\/www.cometis.de\/cometis-ag\/team\/\">Enrico Prinz<img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-99558\" src=\"https:\/\/www.cometis.de\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/03_BannerBlogbeitrag_de.jpg\" alt=\"\" width=\"1200\" height=\"620\" \/><\/a><\/em><\/p><p>Die Aufgaben des Back Office sind vielf\u00e4ltig und reichen von Assistenzaufgaben und Meetingvorbereitungen \u00fcber die Bearbeitung von Bewerbungen hin zur Erstellung der Kundenvertr\u00e4ge und Rechnungen. Um den Laden wortw\u00f6rtlich am Laufen zu halten und den anderen Mitarbeitern den R\u00fccken frei zu halten, stehen dem Back Office inzwischen mannigfaltige technische M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung. So k\u00f6nnen Unternehmen Abl\u00e4ufe effizienter gestalten und Zeit sparen.<\/p><p>Trotz des technischen Fortschritts und der Vielzahl neuer Tools befinden wir uns aber noch in einer Br\u00fcckenzeit \u2013 denn es bestehen zwar ausreichend technische M\u00f6glichkeiten, es nutzen aber noch nicht alle Beteiligten in gleicher Weise. So kann das Backoffice zwar Vertr\u00e4ge und Abrechnungen digital erstellen, aber sobald es um beh\u00f6rdliche Angelegenheiten geht, muss es wieder auf die Papierform zur\u00fcckgegreifen. Und auch Banken sind nach wie vor \u201eFan\u201c des Faxens.<\/p><p>Dieses Festhalten an traditionellen Abl\u00e4ufen hat nur teilweise etwas mit Datenschutz zu tun: Haupts\u00e4chlich sind die Umstellungen auf digitale Wege zu umfassend, um schnell stattfinden zu k\u00f6nnen. Der Wandel im Back Office braucht also Zeit. Unterschiedlich weit digitalisierte Prozesse f\u00fchren dazu, dass teilweise noch immer Aktenordner die B\u00fcror\u00e4ume des Back Offices zieren, w\u00e4hrend andere Dinge schon v\u00f6llig digital ablaufen.<\/p><p>Wenn es dann aber soweit ist, spart das nicht nur Platz, sondern schont auch die Nerven, denn:<\/p><p><strong>1. Die Digitalisierung im Back Office kann Ressourcen sparen \u2013 wenn sie richtig gemacht wird. <\/strong>Stundenlanges Durchsuchen von staubigen Aktenkisten, das St\u00f6bern nach der richtigen Rechnung in dicken Ordnern und schlie\u00dflich das Heraussuchen der Daten aus einem Zettelberg waren fr\u00fcher ein standardisiertes Prozedere. Heute funktionieren solche Vorg\u00e4nge viel schneller \u2013 dank digitaler Tools. Diese \u00fcbernehmen eine Unmenge an Aufgaben, wie die Verwaltung der Rechnungen und f\u00fchren im Hintergrund eine Ordnung ein, die viel \u00fcbersichtlicher und intuitiver ist als jeder Aktenschrank.<\/p><p>Die Digitalisierung im Back Office hat noch weitere Vorteile. So wird zum Beispiel die Dauer vieler Prozesse minimiert, wenn Dokumente digital signiert werden k\u00f6nnen, da lange Postwege wegfallen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Umwelt, denn je weniger Briefe geschrieben werden, desto weniger Druckerpapier wird ben\u00f6tigt. Tools wie die digitale Zeiterfassung und Abrechnungsanwendungen erm\u00f6glichen au\u00dferdem, dass sowohl die Berater als auch die Mitarbeiter im Back Office ihre Ressourcen effektiver nutzen k\u00f6nnen, und dadurch Zeit f\u00fcr das Wesentliche gewinnen.<\/p><p><strong>2. Man kann der Digitalisierung nicht ausweichen. <\/strong>Auch wenn die Umstellung an manchen Stellen l\u00e4nger dauert \u2013 schlie\u00dflich muss f\u00fcr eine Prozess\u00e4nderung erst der gesamte Ablauf erfasst werden. Es ist jedoch essentiell herauszufinden, an welchen Stellen in einem Prozess Raum f\u00fcr Optimierung besteht, um daraufhin die Digitalisierung gezielt vorantreiben zu k\u00f6nnen. Der gesellschaftliche Wandel beeinflusst diese Prozesse nat\u00fcrlich mit Nachdruck von au\u00dfen. Digitale Medien haben fast alle Ebenen des Alltags durchdrungen und sind f\u00fcr die meisten inzwischen omnipr\u00e4sent. Deshalb ist es f\u00fcr Unternehmen funktionsnotwendig, Prozesse immer weiter zu digitalisieren und am Puls der Zeit zu bleiben. Ressourcen werden so eingespart und Wettbewerbsvorteile geschaffen, beziehungsweise Wettbewerbsnachteile verhindert.<\/p><p><strong>3. Die Digitalisierung im Back Office muss gut strukturiert sein. <\/strong>Viele m\u00f6gen sich fragen: Was kann dabei schon schiefgehen? Es ist zwar wichtig, die Digitalisierung auf allen Ebenen voranzutreiben, jedoch muss das Unternehmen mit Bedacht vorgehen, um grobe Fehler zu vermeiden. Schlie\u00dflich k\u00f6nnen bei der Umstellung Prozesse ins Stocken geraten, wenn das Unternehmen Tools einsetzt, die es noch nicht ausreichend getestet hat. Mittlerweile ist die Auswahl an hilfreichen digitalen Tools so gro\u00df, dass es sich lohnt, nach den bestgeeigneten f\u00fcr das jeweilige Unternehmen zu suchen.<\/p><p>Dieser Prozess bedarf Zeit und vieler Probel\u00e4ufe. So muss das Unternehmen testen, ob ein Allesk\u00f6nner-Tool oder mehrere einzelne Tools, die miteinander arbeiten, passender sind, um die eigenen Abl\u00e4ufe zu digitalisieren. Denn die Prozesse sind meist \u00fcber die Jahre gereift und an der Realit\u00e4t getestet und k\u00f6nnen nicht mit einer unorganisierten Umstellung auf digitale Tools ersetzt werden. Es ist klar, dass nicht mehr Fehlerquellen entstehen sollten als die, die man durch die Digitalisierung reduzieren m\u00f6chte. Und schlussendlich muss man bedenken, dass ein geschulter Mitarbeiter die Software bedienen muss.<\/p><p><strong>4. Betroffene Personen m\u00fcssen eingebunden werden.<\/strong>Manch einer f\u00fchlt sich durch die Digitalisierung bedroht. Das ist verst\u00e4ndlich, schlie\u00dflich werden teilweise sogar Stellen gestrichen, weil es inzwischen einige gut funktionierende Tools gibt, die die Organisation im Back Office effizienter ausf\u00fchren k\u00f6nnen. Doch es ist wichtig, anzuerkennen, dass die Digitalisierung den Mitarbeitern Arbeit abnimmt, die durch die Software viel schneller ablaufen kann. Denn die Arbeit wird nicht weniger, sondern besser. Letzendlich m\u00fcssen die Mitarbeiter weiterhin andere Aufgaben erledigen, f\u00fcr die es kein Tool gibt. Aus diesem Grund muss zun\u00e4chst ein mentaler Wandel stattfinden, damit sich alle auf die neuen, effizienteren digitalen Mitarbeiter einlassen k\u00f6nnen.<\/p><p>Insgesamt sollte allen Beteiligten klar sein, dass die Umstellung auf digitale Abl\u00e4ufe im Back Office Zeit ben\u00f6tigt. Sie ist eher eine Entwicklung als ein pl\u00f6tzlicher Umbruch. F\u00fcr jedes Unternehmen funktionieren andere Systeme besser, weshalb es etwas dauern kann, bis sich positive Effekte wie die Zeitersparnis einstellen. Ab dem Moment, ab dem im Back Office dann alles digital l\u00e4uft, profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Kunden von der Umstellung.<\/p><hr \/><p><strong><a href=\"mailto:prinz@cometis.de\">Enrico Prinz:<\/a><a href=\"mailto:prinz@cometis.de\"><img decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-99561 size-medium\" src=\"https:\/\/www.cometis.de\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/enrico-prinz.webp\" alt=\"Enrico Prinz\" width=\"300\" height=\"286\" \/><\/a> Berater<\/strong><br \/>Enrico Prinz hat nach seinem Studium der Politikwissenschaften mit Schwerpunkt NGOs, Governance und Zivilgesellschaft langj\u00e4hrige Erfahrungen im Bereich der internationalen Energiepolitik in der Entwicklungszusammenarbeit und dem Fundraising einer internationalen Nichtregierungsorganisation gesammelt. Bei cometis organisiert er unter anderem das Back Office und ist f\u00fcr den reibungslosen Ablauf zust\u00e4ndig. Mit seiner Hilfe werden sukzessive viele Abl\u00e4ufe auf digitale Pendants umgestellt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wiesbaden, 4. Juni 2021. Alle Wege f\u00fchren nach Rom \u2013 und alle Prozesse im Unternehmen f\u00fchren durchs Back Office. Denn ohne das Back Office funktioniert im Front Office fast nichts. 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