Die aktuelle Situation stellt viele Prozesse und Abläufe auf den Kopf. Unter anderem erfordert die Umsetzung des Social Distancing vielerorts, dass viele (oder alle) Kollegen nur noch aus dem Homeoffice arbeiten.
Da auch wir davon betroffen sind, hier ein paar Erfahrungen zum Conferencing aus dem Homeoffice, die wir bisher gesammelt haben. Und dabei gehen wir davon aus, dass Sie die allgemein üblichen Tipps zum richtigen Homeoffice schon umgesetzt haben.
1. Technische Voraussetzungen
Ganz klar, nichts ist elementarer als funktionierende Technik. Und für das Conferencing brauchen Sie entsprechend audiovisuelle Unterstützung durch ein Headset beziehungsweise Mikrofon und Kopfhörer sowie eine Kamera, wie sie bei aktuellen Notebooks und Tablets Standard sind. Vor der Konferenz nochmal alles checken, ob alles funktioniert, damit es dann nicht peinlich wird. Überprüfen Sie auch das Licht – idealerweise kommt dieses von vorn.
2. Vorbereitung
Das A und O jedes Meetings ist eine gute Vorbereitung – und zwar von allen Teilnehmern. Macht Euch klar, welche Rolle Ihr in dem bevorstehenden Meeting innehabt. Aus der Rolle ergeben sich die Maßnahmen, die im Vorfeld zu treffen sind: Informationen beschaffen, Lösungsvorschläge skizzieren oder die Vertretung durch einen besser geeigneten Kollegen. Fragt Euch, welches Ergebnis Ihr erreichen möchtet und wie Ihr am besten vorgehen wollt.
3. Warum Videocalls mit den Kollegen wichtig sind
Allgemein gesagt, Kommunikation ist noch wichtiger als vorher und das so interessant, konzentriert und verständlich wie möglich. Da Sie nicht mehr mal eben über den Gang ins Büro gegenüber laufen können, muss der virtuelle Kanal die alltäglichen Kontakte ersetzen. Für kurze Absprachen reicht ein Telefonat aus, aber es ist auch wichtig, die Kollegen regelmäßig zu sehen. Bei uns gibt es regelmäßige Jour-fixes, die ohne visuellen Kontakt nicht auskommen.
Dadurch können Sie gerade in größeren Runden verhindern, dass alle gleichzeitig reden und keiner mehr etwas versteht.
4. Auswirkungen auf die IR – Professionelle Präsentationen für Kunden
Ungeachtet der Umstände ist der Anspruch an die Professionalität Ihrer Präsentation gleich hoch. Auch wenn Ihr zuhause nicht den Konferenzraum ersetzen kann, sollte alles was im Blickfeld der Kamera ist, diesem Anspruch gerecht werden. Im Conferencing teilen Sie außerdem Ihren Bildschirm und übertragen, falls es technisch möglich ist, weiterhin per Kamera. Achten Sie vorher auf offene Fenster und Tabs, teilen Sie keine vertraulichen Daten und sprechen Sie langsam und deutlich. Für Zwischenfragen lassen Sie Pausen und lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass stummgeschaltete Zuhörer absolute Stille bedeuten. Bei umfangreichen Präsentationen verteilen Sie diese bereits vor dem Call als PDF.
5. Verhalten
Pünktlich starten oder gegebenenfalls die Verspätung melden ist selbstverständlich. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto nerviger wird es, wenn Sie die anderen warten lassen – auch wenn jeder am eigenen Schreibtisch sitzt.
Eine kurze Vorstellungsrunde ist für jedes Meeting wichtig und wird bei Videokonferenzen häufig vergessen. Zum guten Ton sollte gehören, dass Sie sich selbst stumm schalten, wenn andere reden, da Tippen und Hintergrundgeräusche oft Störungen und Unterbrechungen hervorrufen. Ständiges Herumlaufen, Bewegung und Unruhe (auch im Hintergrund) vermeiden, denn jede Änderung im Bild ist Daten- und rechenintensiv für die Hardware.
Achten Sie bei der Kleidung auf ein möglichst geringes Kontrastverhältnis von Kleidung und Hintergrund und wählen Sie gedeckte Farben. Streifen und Karos können ein Flimmern erzeugen und sind daher unpraktikabel.
6. Cloud-Dienste – Erstellung eines gemeinsamen Dokuments
Nutzen Sie die Möglichkeiten des Formats und arbeitet während des Meetings in einem gemeinsamen Dokument, auf das alle Teilnehmer per Cloud zugreifen können. Das kann zur Präsentation dienen und auch als Ergebnisprotokoll.
Idealerweise ist diese Datei auch schon in der Vorbereitung mit grundlegenden Informationen und einer Struktur versehen worden.
7. Lasst Raum für Privates
Zuletzt etwas sehr Persönliches. Derzeit sehen Sie die Kollegen nicht mehr so oft wie im Büroalltag. Nutzen Sie deswegen die 5 Minuten bevor das Meeting startet und schon einige Teilnehmer da sind für private Konversation. Oder schaffen Sie ein eigenes Format dafür, indem man sich beispielsweise nach Feierabend für einen ungezwungenen Videochat trifft.
In diesem Sinne, kommen Sie gut durch diese Zeit, bleiben Sie alle gesund und haben Sie gute Videokonferenzen.
