Wie Sie ein Berichtsprojekt organisieren – 5 Schlüsselpunkte

Last updated Jun 24, 2021 at 10:30AM | Published on Jun 25, 2021 | Pressemitteilung

Wiesbaden, 25. Juni 2021. Durch Finanzberichte können Investoren das Potenzial eines Geschäfts einschätzen und dadurch ihre Investitionsentscheidungen treffen. Da den Berichten eine große Bedeutung zukommt, sollten sich Unternehmen Zeit für sie nehmen und den Schreib- und Gestaltungsprozess ausgiebig planen. Mit den folgenden fünf Punkten können Sie wichtige Fehler vermeiden.

von Thorben Burbach

In Geschäfts-, Quartals- und inzwischen auch in ESG-Berichten stellen börsennotierte Unternehmen ihre Ergebnisse und Fortschritte der aktuellen Berichtsperiode dar. Insbesondere der Geschäftsbericht ist am Kapitalmarkt eine zentrale Informationsquelle für Investoren und andere Stakeholder und somit das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Deshalb sollten Unternehmen Inhalt und Layout so ansprechend und informativ wie möglich gestalten. Um das zu erreichen, sind frühzeitige und umfassende Vorbereitungen vonnöten. Hier sind fünf Schlüsselpunkte, die für die gelungene Organisation eines Berichtprojektes essentiell sind:

1. Definition von Projektteam und Zuständigkeiten.

Als erster Schritt in Richtung Bericht muss das Projektteam definiert werden: Alle Beteiligten müssen wissen, wer im Projekt welche Aufgabenbereiche übernehmen wird und wie die Abstimmungsprozesse erfolgen sollen.

2. Kick-Off-Meeting.

Zum Start des Projekts sollte ein Kick-Off-Meeting stattfinden, um das Projekt ausführlich zu besprechen und alle Beteiligten auf das Projekt einzuschwören. Die Beteiligten können offene Fragen, die Verantwortungsbereiche und die daraus resultierenden Aufgaben klären. Im Anschluss an das Meeting sollte allen klar sein, was wann und wie passieren muss, um den Bericht erfolgreich und fristgerecht fertigzustellen. Das gilt sowohl für das Unternehmen als auch für die beteiligten externen Dienstleister. Außerdem sollte das Team klären, wer abschließend für die Veröffentlichungen über die unterschiedlichen Kanäle zuständig ist, zum Beispiel für die Übermittlung des Finanzberichts an den Bundesanzeiger oder die Veröffentlichung der begleitenden Pressemitteilung.

3. Zeit- und Maßnahmenplan.

Die beschlossenen Vorgehensweisen und Fristen sollten unbedingt schriftlich in einem Zeit- und Maßnahmenplan festgehalten werden, damit alle Projektbeteiligten einen Überblick haben, ob sie mit ihren Aufgaben in der Zeit liegen. In diesem steht drin, in welchem Zeitraum die Texte für den Report erstellt und abgestimmt werden, wann die Freigaben erfolgen sollen und wann die Texte an den Übersetzer gehen. Ein Zeitplan ist für das Projektmanagement von hoher Bedeutung, um das Projekt zu steuern und um bei eventuellen Verzögerungen die Verantwortlichen auf die vereinbarten Fristen hinzuweisen.

Der Zeit- und Maßnahmenplan dient auch dazu, dasss das Team frühzeitig und Schritt für Schritt mit allen Berichtsteilen beginnen kann. So kann es bei Finanzberichten zunächst mit Berichtsteilen anfangen, für die sie den Jahresabschluss nicht benötigen – dazu zählen die Lage des Marktumfelds oder der Imageteil. Auch die weitere Kommunikation des Unternehmens rund um den Bericht können die Beteiligten in einem solchen Zeitplan festlegen – zum Beispiel begleitende Dokumente wie eine Präsentation oder Pressemitteilung sowie die Organisation von Medien- und Investorengesprächen.

4. Strukturabstimmung.

Die Struktur des Berichts sollten das Unternehmen und mögliche externe Dienstleister zu Beginn des Projektes abstimmen. Das hat den Vorteil, dass frühzeitig eine inhaltliche Struktur vorliegt und klar ist, welche Inhalte nötig sind. Zudem sollte die Beteiligten vor der eigentlichen Berichtserstellung klären, wer die Übersetzungen für den Report übernehmen wird und welche Sprach- und Formulierungsregelungen sich das Unternehmen wünscht. Das kann es schriftlich in einem Wording Guide definieren.

5. Rechtliche Änderungen beachten.

In den internationalen Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften für Finanzberichte kommt es regelmäßig zu Änderungen der Vorschriften. Deshalb sollte ein Teammitglied hier zu Beginn des Berichtsprojekts nochmals prüfen, ob neue Regelungen vorhanden sind und ob die Struktur alle erforderlichen Kapitel enthält.

Finanz- und ESG-Berichte bedeuten Arbeit.

Insgesamt gilt für die Organisation von Reportingprojekten: preperation is key! Frühzeitige Absprachen, klare Prozesse und ein Zeitplan mit den definierten Maßnahmen ermöglichen einen reibungslosen Ablauf und sparen viel Zeit – damit den Investoren ein optimaler Bericht zur Verfügung steht.

cometis unterstützt Sie auf Ihrem Weg zu einem erfolgreichen Berichtsprojekt. Ob Projektmanagement, Texterstellung oder ein passendes Layout für Ihren Bericht – wir helfen Ihnen gern. Mehr Informationen finden Sie hier: https://www.cometis.de/de/investor-relations/geschaeftsbericht/


Thorben BurbachThorben Burbach: Senior Berater
Thorben Burbach hat zahlreiche Corporate-Communications-Projekte betreut. Zudem kann er langjährige journalistische Tätigkeiten bei Print- und Onlinemedien vorweisen. Er studierte Medienwissenschaften und Betriebswirtschaftslehre in Siegen mit den Schwerpunkten Medienmanagement und Marketing.

Michael Diegelmann
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